13. November 2019 - Unternehmen treiben mit hoher Investitionsbereitschaft bisher aufgeschobene Automatisierungs-Projekte in der betrieblichen Altersversorgung voran. Sie holen die überfällige Modernisierung der bAV-Verwaltung nach. Den Ist-Stand zeigt Willis Towers Watson in einer Studie auf.
Die Verwaltung der betrieblichen Altersversorgung (bAV) wird aktuell auf breiter Fläche modernisiert. So verwendet ein Drittel der Unternehmen bis zu 30 Prozent seiner Administrations-Budgets für Digitalisierungsprojekte. Im Vorjahr investierte erst ein Fünftel eine vergleichbare Summe. Dies ergab eine Befragung von 54 Unternehmen durch den bAV-Dienstleister Willis Towers Watson (www.willistowerswatson.com/de-DE).
Die Unternehmen reagieren demnach auf gestiegene Anforderungen im Hinblick auf Prozess- und Datensicherheit. Wie der bAV-Dienstleister mitteilt, erwarten mehr als vier Fünftel für die Zukunft eine noch stärkere Automatisierung der Administrations-Plattformen. Aber auch die Erwartungen ihrer Mitarbeiter im Hinblick auf Self-Service, Verständlichkeit und intuitive Bedienbarkeit der entsprechenden Plattformen spielen bei den geplanten Investitionen eine wesentliche Rolle. Den Angaben zufolge gehen zwei Drittel der Unternehmen davon aus, dass diese Aspekte künftig noch stärker berücksichtigt werden als bislang.
„Unternehmen ziehen die längst überfällige Modernisierung der bAV-Verwaltung nach“, berichtet Dr. Michael Paulweber, Leiter Technology and Administration Solutions bei Willis Towers Watson. Seinen Angaben zufolge setzen knapp drei Viertel der Unternehmen den Stellenwert hoch an (2018: 70 Prozent). In der Vergangenheit standen zwar angesichts meist enger IT-Budgets noch andere Unternehmensbereiche im Fokus von Digitalisierungsprojekten; aber nicht nur die durch die Studie zutage geförderten Daten lassen einen bevorstehenden Digitalisierungs-Schub erkennen.
„Wir merken das ganz klar anhand einer erheblich steigenden Nachfrage“, so Paulweber. Willis Towers Watson betreut als Dienstleister die bAV-Verwaltung von rund 300 Unternehmen mit insgesamt 330.000 Leistungsbeziehern und 1,2 Millionen bAV-Anwärtern.
Digitalisierungsgrad sehr heterogen
„In der Praxis ist der Digitalisierungsgrad der bAV-Administration sehr heterogen und insgesamt noch erstaunlich niedrig“, urteilt Paulweber. Demnach sind nur 41 Prozent der Administrationsprozesse (wie beispielsweise die Ermittlung von Rentenansprüchen) automatisiert. Die Gründe hierfür sind vielfältig und sehr unternehmensindividuell.
„Die Vorstellung, dass große Unternehmen vorausgehen und kleine Unternehmen in der Digitalisierung der bAV-Verwaltung hinterherhinken, trifft nicht unbedingt zu“, erklärt der bAV-Experte Paulweber. Vielmehr hänge der Digitalisierungsgrad neben der Budget-Situation wesentlich von der jeweiligen bAV-Landschaft im Unternehmen ab. „So haben etwa große Unternehmen, die nach Zukäufen viele unterschiedliche Pensionspläne zu managen haben, hier eine komplexere Ausgangssituation als beispielsweise kleine, junge Unternehmen mit nur einem Pensionsplan, der gezielt administrationsfreundlich gestaltet wurde.“
Wie Michael Paulweber betont, sei es jedoch auch möglich, dass Unternehmen die Erwartungen ihrer Mitarbeiter und Leistungsbezieher – gerade im Hinblick auf elektronische Kommunikation – unterschätzen. „Wir alle sind es gewohnt, im Online-Shopping schnell und unkompliziert Produkte zu vergleichen und Kaufentscheidungen umgehend zu treffen und zu übermitteln“, so Paulweber.
Die bAV-Kommunikation kann mit diesen Standards bislang nicht mithalten. Derzeit kommuniziert nicht einmal die Hälfte der Unternehmen (48 Prozent) digital mit bAV-Anwärtern und nur 17 Prozent mit Leistungsbeziehern. „Wenn Unternehmen die bAV jedoch personalpolitisch als Instrument zur Mitarbeitergewinnung und -bindung einsetzen wollen, sollten sie auch die Handhabung für die Mitarbeiter ansprechend gestalten, denn nur so kann sich auch die gewünschte Wirkung entfalten“, betont Paulweber.
Dringender Handlungsbedarf, aber schwierige Entscheidungsgrundlagen
Angesichts neuer Technologien (zum Beispiel Cloud-Computing, Ablösung von Softwaresystemen) meinen fast alle Unternehmen, dass es zu grundlegenden Veränderungen kommen wird. Rund 60 Prozent der Teilnehmer erwarten, dass Administrations-Plattformen aufgrund des Technologiewandels anzupassen sind.
Sogar 70 Prozent gehen davon aus, dass Kommunikations-Plattformen angepasst werden müssen. Etwa ein Drittel der Unternehmen wollen ihre bAV-Funktion durch den Einsatz externer Dienstleister auf den Technologiewandel vorbereiten. Ebenso viele wollen ihre Systeme und Plattformen selbst anpassen. Jeder Fünfte ist noch in der Sondierungsphase.
Technologische Rahmenbedingungen in permanentem Wandel
Allerdings befinden sich die technologischen Rahmenbedingungen in einem permanenten Wandel – neue Services sind auf dem Markt verfügbar; etablierte Lösungen veralten und werden nicht immer fortgeführt. Dies erschwert die Entscheidungen für neue Technologien, während gleichzeitig ein hoher Entscheidungsdruck besteht, nicht zuletzt im Hinblick auf beispielsweise wachsende Informationspflichten in der bAV oder den stärkeren Fokus auf Effizienz und Sicherheit von bAV-Prozessen.
„Trotz dieses Dilemmas ist abwarten und nichts tun der schlechteste Ausweg. Unternehmen sollten vielmehr in kleinen pragmatischen Schritten Prozesse vereinfachen und wo möglich automatisieren. Dazu gehört auch, Sonderregelungen abzuschaffen und Versorgungsordnungen soweit wie möglich zu harmonisieren. Das vereinfacht spätere Veränderungen in der IT-Landschaft erheblich“, empfiehlt bAV-Experte Paulweber. Er wird übrigens im kommenden Jahr vom 17. bis 19. März 2020 im Pullman Berlin Schweizerhof zur 21. Handelsblatt Jahrestagung „Betriebliche Altersversorgung 2020“ sprechen.
Zur Studie: Im Sommer 2019 befragte Willis Towers Watson 54 Unternehmen mit insgesamt rund 1 Million Mitarbeiter und circa 500.000 Leistungsbeziehern zur Digitalisierung der bAV-Funktion. Anhand der regelmäßigen Vorgängerstudien seit 2011 lässt sich die längerfristige Entwicklung ablesen. Die Studienergebnisse sind demnächst online nachzulesen. (-el / www.bocquel-news.de)
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